Bizonyára mindenkinek megvan az a flow élmény amikor a megbeszélésen elérkezünk arra a pontra, hogy mindenki hatékonyan, konstruktívan veszi ki a részét a munkából… majd benyitnak, csak egy kérdésre: mikor végzünk? Vagy amikor a csapattal szükségünk lenne tárgyalóra, de mind foglalt, amikor viszont végignézzük személyesen a harmadikat csak üresen találjuk.  Tárgyaló-foglaltsági rendszerekkel a fenti két szituációt tudjuk kikerülni, kopogás nélkül jól láható épp foglalt-e a tárgyaló, illetve ha valakinek mégsem nem checkol be akkor felszabadul így teret adva azon kollégáknak akinek szüksége lenne rá – mindezt plusz adminisztráció nélkül.