Dokumentumkezelési megoldások > Üzleti folyamatok digitalizálása

Üzleti folyamatok digitalizálása

Ha a munkafolyamatokban túl sok dokumentum vesz részt, legyen szó akár papíralapú és elektronikus dokumentumokról is, és ezek feldolgozása manuális munkavégzést igényel, akkor ez nem csak a költségeket növeli, de időveszteséget is okoz.


A Bravogroup szolgáltatásai révén, ellenőrzött lépéseken keresztül egyszerűsítjük és digitalizáljuk a dokumentumokkal kapcsolatos folyamatokat.

Tipikus felhasználási területek:

  • szerződések és jogi dokumentumok;
  • beérkező levelek;
  • számlák;
  • űrlapok, kérdőívek;
  • beszerzési dokumentumok;
  • marketing anyagok;
  • munkalapok;
  • szerviz kézikönyvek;
  • technikai publikációk és mérnöki rajzok;
  • oktatási anyagok;
  • HR dokumentumok és egyéb ügyféldokumentumok digitalizálása.

Elérhető előnyök

Folyamatok költségeinek csökkentése

  • Dokumentum központú folyamatok digitalizálásával és a manuális munkafolyamatok újratervezésével
  • Jelentősen csökkenthető a papíron levő információk visszakeresésére fordított idő

Hatékonyság növelése

  • A dokumentumokból a digitalizálás során kinyert információ segítségével automatizálhatóak a munkafolyamatok

Fokozott biztonság

  • A dokumentumokhoz való hozzáférés kontrollálásával

Környezetvédelem

  • A folyamatokban felhasznált papír és energia csökkentésével

 

Dokumentumok átvétele

A dokumentumok szállításáról mi gondoskodunk, saját tulajdonú zártterű tehergépjárművel. Cégünk az iratokat átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján veszi át, amely jegyzőkönyv minden esetben két példányba készül. Az átvevő és átadó személyek aláírásával hitelesített jegyzőkönyvek tartalmazzák az átvett dokumentumok azonosítására szolgáló adatokat, valamint az átadás-átvétel időpontját. Minthogy partnereink, ügyfeleink körében bankok és pénzintézetek is megtalálhatók, cégünk kizárólag erkölcsi bizonyítvánnyal és titoktartási nyilatkozattal rendelkező munkatársakat foglalkoztat.

Előkészítés

A feldolgozásra történő előkészítésnek az a célja, hogy a dokumentumok nagysebességű szkennerben adagolhatók legyenek. Ehhez el kell távolítani minden tűzőkapcsot, gemkapcsot, illetve minden olyan akadályozó elemet (pl.: Post-it), amely megakadályozza a folyamatos adagolást. Az előkészítés során munkatársaink a fekete szeparátorlapokkal különítik az egyes dokumentumokat, így függetlenül az oldalak számától pontosan elhatárolódik az egyik dokumentum a másiktól. A szeparáció normál esetben elvégezhető vonalkódokkal is. A nem megfelelő minőségű, méretű, illetve a szét nem szedhető lapokat az adminisztrátor fénymásolja. A fénymásolt lapok arra a helyre kerülnek, ahonnan az eredeti dokumentumok kivételre kerültek. Az így előkészített dokumentumok kerülnek szkennelésre.

Szkennelés

A szkennelés nagyteljesítményű ipari szkennerekkel egy- vagy kétoldalasan történik. Duplex szkennelésnél a rendszer automatikusan felismeri az üres hátlapokat, amelyeket, az indexelést követően kiemel a sorból, azok nem kerülnek letárolásra. A szkennelés során a berendezés ‘realtime’ módon olvassa a dokumentumokon található vonalkódokat. A rendszer az irat típusának megfelelő technológiával képes elkülöníteni egymástól az egy dokumentumba tartozó lapok képeit. A felolvasott vonalkódot a rendszer adatbázisba teszi, mindazon kiegészítő adatokkal együtt, amelyek szükségesek az adott dokumentumhoz tartozó képállomány azonosítására, és az ügyfél számára történő átadására. Az elkészült képállomány az index adatokkal együtt az ügyfél kívánságának megfelelő formátumban (G4 tömörítéssel) kerül átadására. Ez a technológia bármilyen későbbi felhasználás alapjául szolgálhat.

Indexelés

Az indexelés során az operátor az egyes dokumentumok oldalait képernyőre kapja, amelyről rögzíti a szükséges adatokat. Ha rendelkezésre áll az ügyféltől kontroll adatbázis, úgy összeveti a képernyőn található adatokat az adatbázissal. Ha a képen látott törzsadat nem egyezik meg az adatbázis adattal, a dokumentum egyéb részleteiből meghatározza a helyes adatot. Ha az adatok meghatározása valamilyen okból lehetetlen, az adott dokumentumot egy várakozó listára teszi, amelyet később az ügyfél megbízottjával együtt felül kell vizsgálni. Amennyiben olvashatatlan oldalt talál, úgy az adott oldal újra szkenneléséről gondoskodik. Ha minden oldalt olvashatónak ítél, végleges állományba helyezi a dokumentumot, és kezdi a következő indexelését. Az indexmezők tartalmát a megrendelő határozza meg.

Ellenőrzés

A feldolgozás során három különböző ellenőrzési folyamat valósul meg egymástól függetlenül, ezzel biztosítva az elérhető legmagasabb minőséget. Egyrészről automatikus képellenőrző és javító algoritmusok futnak a háttérben, másrészről az indexelést végző operátor az ügyféltől kapott adatbázist összehasonlítja a dokumentumon lévő adatokkal, végül a kész exportállományt szúrópróbaszerű ellenőrzés vetjük alá.

Csomagolás

A feldolgozott dokumentumok visszacsomagolása biztosítja a dokumentumok azonnali irattározását, amelyet azzal is segítünk, hogy dobozlistát biztosítunk az irattár számára.

Exportálás

A kész elektronikus állományt az ügyfél igényeihez igazodva különböző módokon adjuk át. Például: mobil HDD, DVD, védett FTP vonal... Az adatok XML formátumban állnak rendelkezésre, ezen adatstruktúra a cégünk által biztosított alkalmazás segítségével átkonvertálható olyan formátumúvá, amelyet a Megrendelő dokumentumkezelő rendszere kezelni képes, így biztosított a rendszerfüggetlenség. Az áttöltés során képződő log fájl az alapja a teljesítmény elszámolásnak, hiszen emberi befolyásolástól mentesen képes megszámolni az áttöltött képek számát.

Telefon: +36 1 469-6200
Fax: +36 1 469-6205
info@ bravogroupoffice.hu
Amennyiben kérdése merül fel, kérjük vegye fel velünk a kapcsolatot.


Menedzselt nyomtatási szolgáltatások:

Telefon: +36 1 469-6278
Fax: +36 1 469-6205
E-mail: MPS@BravogroupOffice.hu

Üzleti megoldások, Digitalizálási szolgáltatások:

Irattárolás, Digitalizálási szolgáltatások:
Telefon: +36 1 469-6992
Fax: +36 1 469-6298
E-mail: kesselbauer.barbara@ bravogroupoffice.hu
Elektronikus dokumentumkezelés:
Telefon: +36 1 469-6233
Fax: +36 1 469-6298
E-mail: KisVoros.Peter@ bravogroupoffice.hu
Dokumentumkezelési megoldások:
Telefon: +36 1 469-6965
Fax: +36 1 469-6205
E-mail: meszaros.benedek@ bravogroupoffice.hu



Bravogroup Document Solution logó